Databeskyttelsespolitik

Hos Elmann prioriterer vi persondatasikkerhed og fortrolighed højt, når vi behandler personhenførbare oplysninger.

I denne databeskyttelsespolitik kan du gøre dig bekendt med, hvordan Elmann beskytter og behandler personoplysninger om vores klienter, modparter, leverandører, medarbejdere og samarbejdspartnere mv. 

1. DATAANSVARLIG

Elmann Advokatpartnerselskab er overordnet dataansvarlig for, at personoplysninger, der tilgår os, opbevares sikkert og på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde.

Elmann Advokatpartnerselskab har følgende juridiske oplysninger:

Elmann Advokatpartnerselskab
CVR nr. 34 58 49 15
Stockholmsgade 41
DK-2100 København Ø

Elmann IPR Advokatfirma er overordnet dataansvarlig for, at personoplysninger der tilgår os opbevares sikkert og på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde.

Elmann IPR Advokatfirma har følgende juridiske oplysninger:

Elmann IPR Advokatfirma v/advokat Tanya Meedom
CVR nr. 40 86 82 24
Stockholmsgade 41
DK-2100 København Ø  

2. FORMÅLENE MED BEHANDLINGEN OG KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER

I det følgende beskrives det, hvilke personoplysninger Elmann Advokatpartnerselskab og Elmann IPR Advokatfirma (”Elmann”, ”vi” eller ”os”) behandler, herunder til hvilke nærmere angivne formål disse oplysninger anvendes.

2.1. Juridiske ydelser

I forbindelse med leveringen af juridiske ydelser til vores klienter, vil der ved såvel sagsoprettelsen som vores behandling af sagen blive indsamlet en række personoplysninger om den eller de personer, som sagen vedrører.

Personoplysningerne anvendes primært med henblik på sagsbehandling og eventuel registrering ved offentlige myndigheder. Ligeledes anvendes personoplysningerne med det formål at muliggøre kommunikationen med sagens parter.

De behandlede personoplysninger kan inddeles i såvel en almindelig som en følsom kategori. Tilsvarende behandler vi undertiden oplysninger om strafbare forhold og CPR-numre.

Til de almindelige personoplysninger henregnes eksempelvis:

• Navn
• Stilling
• Adresse
• E-mail og telefonnummer
• Ansættelsesoplysninger
• Oplysninger om økonomi og skat
• Forhold af social karakter

Til de følsomme personoplysninger henregnes eksempelvis:

• Helbredsoplysninger
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

Til de strafbare oplysninger henregnes eksempelvis:

• Strafferetlige sanktioner
• Rettighedsfrakendelser

2.1.1. Hjemmelsgrundlag og oprindelse

Hvis du er klient, behandler vi dine personoplysninger med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, idet behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde aftalen om levering af vores juridiske ydelser. 

Er du derimod modpart, vil dine personoplysninger blive behandlet med hjemmel i interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Den legitime interesse i sådanne tilfælde er at håndhæve eller forsvare det retskrav, som sagen vedrører.

Er der tale om følsomme oplysninger, vil behandlingsgrundlaget i disse tilfælde være databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, idet behandlingen er nødvendig for at fastlægge de retskrav, der gøres gældende eller forsvares.

Oplysninger om strafbare forhold og CPR-numre vil blive behandlet med hjemmel i databeskyttelseslovens §§ 8, stk. 3 og 11, stk. 2. 

Kilderne til de ovenfor nævnte personoplysninger er enten vores klienter, dig selv eller en anden person tilknyttet den part, som du repræsenterer.

Personoplysninger indsamlet til brug for vores levering af juridiske ydelser vil blive opbevaret så længe, som det er nødvendigt til det eller de formål, hvortil oplysningerne behandles.

Særlige regler i medfør af lovgivningen, herunder i eksempelvis bogførings- og forældelsesloven, kan dog give os pligt eller ret til at opbevare personoplysningerne i længere tid.

Uagtet ovenstående er der indført en maksimal opbevaringsperiode på 10 år efter sagens afslutning, hvorefter oplysningerne slettes.

2.2. Hvidvask og oprettelse af klientkonto

I forbindelse med etableringen af klientforhold, er vi underlagt en række forpligtelser i medfør af hvidvasklovgivningen. Tilsvarende krav gør sig gældende, når vi skal oprette klientkonti i banker på vegne af vores klienter.

Da loven pålægger os at indsamle og opbevare identitetsoplysninger på alle vores klienter, kan du blive bedt om at tilvejebringe behørig dokumentation for hvem du er, herunder at bidrage til en identifikation af din arbejdsgivers reelle ejere, hvad end der er tale om et selskab eller en fond.

I anledning af hvidvaskprocedurens gennemførelse og afslutning, har vi brug for en række almindelige personoplysninger om dig, herunder:

• Navn
• Adresse
• Fødested
• Nationalitet 

Med henblik på en bekræftelse af ovenstående, har vi tillige brug for at modtage en indscannet kopi af et pas eller et kørekort samt af sygesikringsbevis og/eller fødselsattest. Er der tale om udenlandske klienter, kan der være behov for at indhente yderligere dokumentation end ovennævnte.

Da vi har pligt til at sikre, at ovenstående informationer til stadighed er relevante for den transaktion, som sagen eventuelt måtte vedrøre, vil vi med maksimalt 36 måneders mellemrum kontakte dig med henblik på en ajourføring af de meddelte oplysninger. 

2.2.1. Hjemmelsgrundlag og oprindelse

Hvidvaskoplysningerne indsamles og behandles i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, idet oplysningerne er nødvendige for at overholde vores retlige forpligtelser i medfør af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme.

Kilderne til indsamlingen af oplysningerne vil i alle tilfælde være de berørte personer.

Det bemærkes, at vi efter hvidvaskloven har pligt til at videregive informationerne, såfremt en myndighed – eksempelvis Finanstilsynet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet – anmoder om en sådan videregivelse.

Tilsvarende vil det være nødvendigt at dele de indsamlede informationer med den bank, som klientkontoen oprettes i. 

2.2.2. Opbevaringsperiode

Personoplysninger indsamlet til brug for Elmanns efterlevelse af hvidvasklovgivningen vil blive opbevaret så længe, som det er nødvendigt til det formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. 

Der er dog for så vidt angår hvidvaskoplysninger indført en maksimal opbevaringsperiode på 5 år efter endeligt ophør af forretningsforholdet.  

2.3. Markedsføring

Foruden anvendelsen af dine personoplysninger til de ovenfor nævnte formål, kan vi, hvis du har meddelt os et samtykke, anvende dine personoplysninger til markedsføringsmæssige tiltag.

De anvendte personoplysninger vil i markedsføringsøjemed begrænse sig til:

• Navn
• Stilling
• Firma
• E-mail og telefonnummer
• Sprog

2.3.1. Hjemmelsgrundlag og oprindelse

Dine personoplysninger vil udelukkende blive anvendt til markedsføring i det omfang, du har meddelt os et forudgående samtykke, som i alle tilfælde vil udgøre et såkaldt ”opt-in”-samtykke i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 7.

Du kan altid kontakte Elmann direkte på de under punkt 6 nævnte kontaktoplysninger, såfremt du ikke længere ønsker at modtage markedsføringsrelateret materiale.

Det bemærkes, at det ikke påvirker lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil det derfor først have virkning fra dette tidspunkt.

Kilden til de behandlede personoplysninger i anledning af markedsføringsmæssige tiltag vil være dig selv.

2.3.2 Opbevaringsperiode

Hvis du har samtykket til modtagelsen af markedsføringsrelateret materiale, vil vi i udgangspunktet opbevare dine personoplysninger, så længe du ønsker at modtage materiale fra os. 

Uagtet ovenstående vil vi dog henset til det grundlæggende krav om opbevaringsbegrænsning foretage automatisk sletning af dine oplysninger efter 24 måneder, medmindre du forinden har meddelt os et fornyet samtykke.

2.4. Hjemmeside

Elmann anvender forskellige former cookies med det overordnede formål at tilpasse og forbedre indholdet på vores hjemmeside. Tilsvarende anvender vi cookies med henblik på at kunne generere statistik over brugen af vores hjemmeside.

En cookie er en lille tekstfil, der gemmes i din browser for at kunne genkende din computer, mobil eller tablet ved tilbagevendende besøg på www.elmann.dk. Enkelte cookies kan indeholde personhenførbare oplysninger, der i langt de fleste tilfælde vil begrænse sig til IP-adresser.

Elmann anvender følgende former for cookies:

• Nødvendige cookies
• Statistiske cookies
• Marketingsrelaterede cookies 

For mere information om Elmanns anvendelse af cookies henvises der til vores cookie-politik.

3. VIDEREGIVELSE OG OVERLADELSE AF PERSONOPLYSNINGER

Henset til den høje grad af fortrolighed i vores sagsbehandling, videregiver vi i udgangspunktet aldrig personoplysninger til tredjemand. 

Afhængigt af den enkelte sags karakter, kan der dog ske videregivelse af relevante oplysninger til klienter, modparter, myndigheder samt domstole/voldgiftsinstitutter i det omfang, det måtte være påkrævet i henhold til sagens beskaffenhed. Tilsvarende kan det ske, at det i forbindelse med vores sagsbehandling vil være nødvendigt at videregive personoplysninger til øvrige private aktører, herunder til eksempelvis banker eller forsikringsselskaber. 

I visse tilfælde overlader vi behandlingen af dine personoplysninger til vores samarbejdspartnere og leverandører – eksempelvis IT-leverandører. 

Såfremt personoplysninger, som Elmann er ansvarlige for, overlades til behandling hos en ekstern samarbejdspartner og/eller leverandør, vil behandlingen i alle tilfælde være underlagt Elmanns instruks i henhold til en med parten indgået databehandleraftale, hvori der blandt andet fastsættes minimumskrav til såvel behandlingssikkerheden som etableringen af den fornødne grad af tavshed og fortrolighed for så vidt angår de behandlede oplysninger.

3.1. Overførsel til tredjelande og internationale organisationer

Elmann overfører ikke personoplysninger til tredjelande og/eller internationale organisationer beliggende uden for EU/EØS-området, medmindre der foreligger en situation som nævnt i databeskyttelsesforordningen artikel 45, artikel 46 eller artikel 49, herunder særligt, når dette er strengt nødvendig af hensyn til varetagelsen af vores klienters interesser, eller der er meddelt os et forudgående og udtrykkeligt samtykke fra den person, hvis oplysninger påtænkes overført.

4. BEHANDLINGSSIKKERHED

Vi behandler altid dine personoplysninger sikkert og fortroligt og i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Der er etableret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes, herunder mod, at personoplysninger kommer til uvedkommendes kundskab eller underlægges misbrug.

Dette bevirker blandt andet, at kun de medarbejdere, der har et reelt behov herfor, har adgang til dine personoplysninger, ligesom der er indført adgangsbegrænsning til vores fysiske domicil. Tilsvarende opbevares fysisk materiale aflåst og uden adgang for uvedkommende.

Vores IT-faciliteter underlægges løbende logning, hvorved hændelser med betydning for den grundlæggende behandlingssikkerhed altid kan spores. Derudover er der etableret de fornødne interne procedurer, som skal medvirke til at sikre, at Elmann er i stand til hurtigt at reagere, hvis der mod forventning skulle ske brud på persondatasikkerheden.

5. DINE RETTIGHEDER SOM REGISTRERET

I medfør af databeskyttelsesforordningen er du tildelt en række rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig. Disse rettigheder omfatter følgende:

• Du har i visse tilfælde ret til indsigt i, hvilke oplysninger Elmann behandler om dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 15.

• Du har i visse tilfælde ret til at få berigtiget og ajourført de oplysninger, som er åbenlyst og objektivt urigtige, jf.  databeskyttelsesforordningens art. 16.

• Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de personoplysninger, som Elmann ikke i medfør af lovgivningen er pålagt at gemme, jf. databeskyttelsesforordningens art. 17.

• Du har ret til frit at trække et eventuelt meddelt samtykke tilbage (eksempelvis, når du har samtykket til markedsføring), jf. databeskyttelsesforordningens art. 7.

• Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 18.

• Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og til at transmittere disse oplysninger til en anden dataansvarlig end Elmann, jf. databeskyttelsesforordningens art. 20.

• Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 21.

Foruden disse ovenstående rettigheder har du i udgangspunktet ret til at blive informeret, når Elmann indsamler personoplysninger om dig i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14.  

5.1 Undtagelse til dine rettigheder 

Da Elmann er underlagt tavshedspligt efter retsplejeloven og de advokatetiske regler, kan vi i visse tilfælde undlade at opfylde vores forpligtelser efter databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Ligeledes kan vi undlade at efterleve vores forpligtelser over for dig af hensyn til afgørende private interesser, herunder hensynet til dig, eller af hensyn til afgørende offentlige interesser, hvis det vurderes at overstige hensynet til dine interesser i at modtage oplysningerne. Denne undtagelse vil især gøre sig gældende, såfremt opfyldelsen af vores forpligtelser vil have negative konsekvenser for varetagelsen af vores klienters interesser – eksempelvis i forbindelse med retsforfølgning og håndhævelse af civilretlige krav eller ved strafbare handlinger og lignende situationer.

6. KONTAKT OG KLAGE

Henvendelser i medfør af denne databeskyttelsespolitik, herunder anmodninger om udøvelse af de registrerede rettigheder, kan stiles til vores databeskyttelsesansvarlige.

Kontaktoplysningerne på Elmanns databeskyttelsesansvarlige er: 

Henrik Græsdal
Elmann Advokatpartnerselskab
Stockholmsgade 41
DK-2100 København Ø
Telefon: +(45) 33 34 78 14
E-mail: hgr@elmann.dk    

Hvis du ønsker at indgive en klage eller er bekymret for, hvordan Elmann anvender dine personoplysninger, bedes du i første omgang kontakte vores databeskyttelsesansvarlige, således at vi kan finde en løsning på dit problem hurtigst muligt.

Du har til enhver tid også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du finder måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger om dig utilfredsstillende.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.